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浅谈中建钢构华东大区档案标准化建设

时间: 2018-09-25 10:14 作者:无名 来源:中国企业资讯网 点击:

  多年来,中建钢构有限公司华东大区档案工作注重基础档案的收集工作,在档案标准化建设方面尚有更大的进步空间。2018年以来华东大区着力发挥档案服务功能,大力推进档案基础管理与开发利用,强管理、优举措、浓氛围,档案标准化规范化建设再上新台阶。

  一、强化档案组织领导,完善管理体系建设。

  一是为进一步加强和规范档案管理工作,华东大区结合自身实际,调整档案工作小组,拟定《关于调整华东大区档案工作小组的通知》、《华东大区2018年档案工作计划》、《华东大区2018年档案工作考核计划》等一系列文件,确保档案工作有序开展;二是不断完善《项目工程档案归档指南》,从工程档案的收集范围及保管期限、案卷组卷要求、案卷目录编写、数字化档案系统录入、档案移交清单填写等几个方面作了详细的规定,并多次组织各项目兼职档案员进行网上培训、群组交流,确保工程档案、产品档案收集的薄弱环节有效受控。进一步细化档案工作责任体系,确保档案工作领导坚强、组织严密和落实有力。

  二、资料归档逐步完善,归档质量大幅提升。

  档案资料已全部录入数字化档案新系统。工程资料归档收集力度空前,华东大区综合办公室联合质量管理部和技术管理部,对完工项目进一步梳理,对前期完工未归档项目工程资料加以追收。

  三、引进来走出去,大力开展档案工作宣传宣贯工作,归档效率明显加强。

  一是加强培训升能力,资料归档质量大幅提升。利用“6.9国际档案日”和大区党群工作会的契机,分别相关人员开展工程资料归档培训和企业管理类档案培训。二是以“9.5”档案法颁布30周年纪念日为契机,借助大区微信平台,通过微信公众平台、大区宣传杂志及网络媒体等形式,利用生动形象又有趣的漫画,大力宣传档案法的相关知识,从对档案的认识、档案作用、公民权利、家庭档案及档案馆和违法违纪的档案行为向大家加以宣传,同时,对我司档案管理的相关规定、资料与档案的区别、我司档案分类及重点档案管理的具体内容向大家一一作了介绍,开展了一场将深奥的档案知识简单趣味化深入人心的宣传之旅,阅读量300人次。三是档案工作从“娃娃”抓起,在新员工入职之初,对综合系统的新员工进行了初次档案培训,引导他们参观档案室,对档案室的归档资料进行了简单位介绍,并发放了《中国的世界记忆遗产》、《企业档案工作知识问答》等宣传资料,加强归档意识。四是部门联动,综合办档案室联合技术管理部和质量管理部,每季度前往不同项目开展项目开工和完工资料归档交底宣贯,针对项目特点,对技术、质量、商务及资料管理人员进行了归档培训。

  同时,随着公司转型升级的推进,为加快项目人员对新业务工程资料的了解,还对他们进行了总承包工程资料整理的宣贯,并就新业务项目和传统钢结构工程资料管理进行了对比分析,让大家进一步了解新业务和相应的工程资料的管理。加强重要资料归档宣传力度,培养员工归档意识,效果显著,工程资料质量大幅提升。

  四、强化归档意识,规范立卷归档程序。进一步强化档案实操培训。积极推动“前端”指导与“后端”服务双向延伸。2018年,华东大区档案中心对全部新开工项目进行工程归档交底全覆盖,就公司规定的档案资料归档范围、整理规范等进行具体要求,确保项目资料收集与项目建设进度同步。重点关注总承包项目资料的收集,确保资料的完整性。每季度在各分公司组织一次档案工作培训或交底交流,邀请归档工作较好的项目进行经验交流,使大家相互学习共同进步。强化档案工作培训与过程监督检查,确保工程档案、产品档案等档案管理薄弱环节有效受控。全面提升大区档案整理、开发、利用等整体工作水平。

  五、全面历史资料的归档工作,查漏补缺,扎实高标准做好基础归档工作。中建钢构华东大区属于建筑行业,工程项目较多,公司成立之初,工程资料管理薄弱,归档力度不强,为使前期重要的工程资料不丢失,华东大区加大前期已竣工未归档的工程项目的追收力度,将工程资料归档与工程绩效挂钩,促使项目管理人员对工程资料移交工作的重视。

  六、深入学习档案规范,加强交流和沟通。积极参加中建钢构公司总部及地方档案局组织的关于档案业务的学习和培训,坚持横向和纵向交流学习,做到持证上岗,增强自身档案管理业务能力。

  七、规范档案编研工作,着手对华东大区档案资料进行编研。认真总结经验,继续改进方式方法,研究档案信息归档后的检索、利用服务的科学方法,发挥档案信息资料的最大效能。全面编制华东大区成立以来大事记,华东大区工程项目编制,华东大区历年工作报告及组织沿革等重要编研工作,通过诸多工作,推动华东大区档案工作标准化再上新台阶。(作者:中建钢构华东大区档案中心主任 朱春燕)

(责任编辑:玲子)

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